Rekrytointia japanilaisittain

Kevät on saapunut niin Japaniin kuin Suomeenkin ja varma japanilaisen kevään merkki ei suinkaan ole pelkästään vaaleanpunaiset kirsikankukat, vaan uuden lukuvuoden ja tilikauden alku. Uuden tilikauden kunniaksi eli  1.4. aloitti taas jälleen lähes miljoona japanilaista vastavalmistunutta työelämän heti pitkän yliopistouran jälkeen. Suuri luku näin suomalaisittain, mutta todellisuus on toista, sillä kuten olen aikaisemmissakin postauksissani sanonut, niin Japanin syntyvyys on laskenut ja se näkyy myös aloittavien työntekijöiden määrässä. Ajattelin säästää tuon syntyvyyden omaksi aiheeksi ja keskittyä tällä kertaa hieman japanilaiseen rekrytointiin, sillä se poikkea suuresti meidän suomalaisten tavasta hakea töitä. Kyllä, myös Japanissakin on työnhakuun keskittyviä sivustoja ja kyllä, voit saada töitä (lähes) samalla tavalla kuin hakisit töitä Suomesta. Mutta suurin osa japanilaisista vastavalmistuneista hakee töitä aivan erilaisella tavalla ja siitä aion nyt kertoa.

Haku alkaa jo varhain

Japanilaisen opiskelijan työhakuprosessi alkaa jo varhain, jo kolmantena opiskelu vuotena eli reilu vuosi ennen opintojen päättymistä. Tyypillisesti japanilainen opiskelija aloittaa työhaun samalla tavalla kuin täällä eli kartoittamalla omia kiinnostuksen kohteita: millä alalla haluaa työskennellä, missä kaupungissa jne., suorittaa mahdollisen työharjoittelun ja tutustuu yrityksiin. Kaikki tämä on vain valmistelua itse rekrytointiprosessiin, joka alkaa kolmannen opiskelijavuoden lopulla. Tällöin (eli siinä maaliskuussa) suuret ja perinteiset japanilaiset yritykset ja toimijat aloittavat virallisen rekrytoinnin tulevana vuonna valmistuville opiskelijoille. Tähän menessä opiskelijan on oltava hyvin tietoinen, mihin yrityksiin aikoo hakea, koska rekrytointiprosessin ensimmäinen askel on se, että ilmoittaa kohdeyrityksille olevansa kiinnostunut mahdollisesta työurasta näissä yrityksissä. Tämä mahdollistaa hakijan pääsemään näiden kohdeyritysten omiin seminaareihin, jossa opiskelija tapaa muita hakijoita ja saa lisätietoa rekrytointiprosessista. Hyvä valmistuminen takaa sen, että ei käytä enää tässä vaiheessa vuotta aikaa kiinnostavien yritysten kartoittamiseen, koska käytännössä näitä seminaareja on lähes päivittäin ja jos haluaa varmistaa työpaikan, on käytävä monen eri yrityksen seminaareissa. Eli tuolloin ei enää ole aikaa miettiä, mitä työtä haluaa tehdä ja missä.

Seminaareista oravanpyörään

Tämä seminaarirumba jatkuu käytännössä kesään asti, jolloin hakijat aloittavat hakemusten lähettämisen niihin yrityksiin, joiden seminaareissa he ovat käynneet. Työhakemukset ovat totuttuun japanilaiseen tapaan erittäin kaavamaisia, eikä niissä anneta tilaa luovuudelle. Käytännössä tässä kohtaa ratkaisee se, mitä koulua hakija kävi jne. jotkut yritykset kyllä haluavat tietää hakijasta vielä enemmän ja kysyvät esimerkiksi hänen vahvuuksiaan. Hakemusten perusteella valitaan tietty määrä hakijoita seuraavaan vaiheeseen, jossa punnitaan yksittäisen hakijan taitoja yksilö- ja ryhmähaastattelun muodossa sekä erilaisten ongelmaratkaisutehtävien parissa. Näiden haastattelujen ja tehtävien määrä riippuu suuresti yrityksestä. Keskimäärin haastatteluja on 3-4 kappaletta hakijaa kohden. Kuluvan vuoden loppuun mennessä yritykset ovat saanneet valintaansa päätökseen ja hakijat voivat nauttia opiskelijaelämästä vielä reilun kolmen kuukauden verran. Sitten maaliskuussa, kun koulut loppuu on yksittäisen opiskelijan ura opiskelijana päättynyt ja, ah niin ihana, oravanpyörä voi alkaa. Oheinen dramaattinen video kiteyttää hyvin koko prosessin alusta loppuun.

Opiskelijasta työntekijäksi

Kun uusi tilikausi ja täten uudet työntekijät saapuvat yritykseen, alkaa uusien kykyjen kouluttaminen. Käytännössä jokainen koulutetaan samalla tavalla ja se voi tarkoittaa jopa sitä, että vaikka olet opiskellut biologiaa yliopistossa neljä vuotta, voit joutua (päästä) myyntiosastolle auttamaan myynnissä, vaikka et tiedä myynnistä mitään. Kun olet hetken aikaa tehnyt töitä myynnin parissa ja alat olemaan hyvä siinä, voit päätyä talousosastolle pyörittämään juoksevaa kirjanpitoa. Tämä sama rotaatio jatkuu käytännössä koko työurasi tehden sinusta generalistin, joka tietää kaikesta vähän. Yleneminen yrityksessä määräytyy sinun käytöksellä ja sopivuudella kuin ansioilla eli mitä paremmin sopeudut yrityksen kulttuuriin, sen helpommin menestyt (eli saat lisää työtä). Kuulostaa aika raadolliselta, mutta vastalahjaksi sitoutumisestasi yritykseen saat elinikäisen työpaikan palkan ja muiden työsuhde-etujen ohella.

Prosessin edut ja haitat

Tässä kohtaa varmaan mietit, onko tällainen pitkä rekrytointiprosessi ja työura sitten kannattavaa niin yrityksen kuin yksilön kannalta. Aloitetaan yrityksen puolelta. Vastavalmistuneet ovat siitä hyvä kohderyhmä uusiksi työntekijöiksi, sillä he ovat kokemattomia työelämässä ja täten heillä ei ole esimerkiksi toisen yrityksen toimintatapoja tiedossa, joten heidän kouluttaminen yrityksen haluamaan muottiin ja kulttuuriin on yksinkertaista. Lisäksi tämä mahdollistaa työntekijöiden jatkokoulutuksen vastaten heidän kykyjään, koska yritys ”tuntee” yksitäisen työntekijän hyvin, koska henkilöstön vaihtuvuus on vähäistä. Henkilöstöhallinnon puolelta katsottuna vuosittainen rekrytointi vähentää painetta jatkuvaan rekrytointikampanjointiin ja voi täten keskittyä henkilöstönhallintaan esimerkiksi suunnittelemalla koulutuksia, palkkausta ja niin edelleen. Yksittäinen työntekijä vastaavasti saa vakaan työpaikan vakaalla palkalla ja vakaan kehittymispolun yrityksen sisällä. Lisäksi jotkut yritykset kannustavat siihen, että perustat perheen ja hankit lapsia nostamalla palkkaasi, jotta voit kustantaa lapsesi koulunkäynnin. Kyllä, koulutus maksaa Japanissa.

Joukko uusia työntekijöitä avajaisseremoniassa Toyotan pääkonttorissa. Kuva: The Japan Times

Vaikka elinikäinen työtehtävä ja sitoutunut työntekijä kuulostaa molemmilta osapuolilta hyvältä asialta, niin myös tässäkin on huonoja puolia. Ensinnäkin henkilöstön jatkuva ja systemaattinen kouluttaminen ja koulutuksen suunnittelu on aikaa vievää ja se ei ole kovin joustavaa, joten se ei pysty vastaamaan nopeasti muuttuvia markkinoita. Tämä voi vaikuttaa siihen, että yhtenä vuotena rekrytoidaan liian vähän tai liian paljon hakijiota, jolloin on odotettava kokonainen vuosi, jotta voidaan korjata tilanne. Suurten hakijamäärän takia ei pystytä myöskään tutkimaan perin pohjaisesta jokaista hakijaa, jolloin mahdolliset tulevat toimiston supertähdet voivat jäädä huomioimatta ja on tyydyttävä harmaaseen keskivertoon työntekijään. Työntekijän kannalta taas tämä koko prosessi on huono, jos hakija on valmistautunut huonosti. Olisitko sinä valmis reilun vuoden harkinnan jälkeen valmis tekemään loppuelämäsi töitä samassa paikassa? Minä en ainakaan, eikä moni japanilainenkaan nykyään. Lisäksi kuten mainitsin tuossa aikaisemminkin, uusi työntekijä voi joutua kokonaan hänelle ennestään vieraalle osastolle töihin, jossa hän ei pääse toteuttamaan yliopistossa hankittuja taitojaan. Tämä ei kuitenkaan päde ihan jokaiseen työtehtävään, sillä eihän siinä olisi mitään järkeä laittaa kauppatieteitä opiskelleen työntekijän insinööripainotteiselle osastolle.

Myös muita vaihtoehtoja on olemassa

Tämä pitkä rekrytointiprosessi on luotu varta vasten perheen elättäjille ja perinteistä japanilaista uraa haaveleville henkilöille. Koska Japani on ollut ja on edelleen hyvin maskuliinen maa, niin perintisesti tämä rekrytointiprosessi on koskenut miehiä. Tosin nykyään yhä enemmän naisista valitsee tämän polun. Niin, naisilla on mahdollisuus myös toiseen perinteiseen japanilaiseen urapolkuun, jossa ylennysmahdollisuudet ovat hyvin rajalliset. Tämä polku on perinteisesti tarkoitettu naisille, jotka eivät olleet vielä naimisissa (koska naimisissa oleva nainen on kotona hoitamassa lapsia). Tällä urapolulle on tyypillistä se, että kun nainen löytää miehen ja menee naimisiin tämän kanssa, hän eroaa tehtävästään ja jää kotiin pitämään huolta talosta ja perheestä. Lisäksi oma lukunsa on työpaikkaa vaihtavien, asiantuntijoiden ja ulkomaalaisten rekrytointiprosessit, jotka poikkeavat näistä kahdesta edellisestä polusta. Työpaikan vaihtaminen on yllättäen Japanissa sallittua erityisesti alle 30-vuotiaiden kohdalla, koska yrityksetkin ymmärtävät, että nuori henkilö haluaa vielä kokeilla toista paikkaa, jossa ehkä hän viihtyy paremmin. Lisäksi japanilaiset yritykset ovat heränneet siihen, että elämää on myös Japanin ulkopuolella ja ovat sen takia halunneet listoillensa entistä enemmän ulkomaalaisia. Ulkomaalaisten rekrytoineille ei ole samanlaista yhtä systemaattista tapaa, vaan se vaihtelee yrityksen mukaan. Omiin havaintoihin perustuen, nämä paikat täytetään pääsääntöisesti rekrytointifirmojen kautta, jotka etsivät parhaimmat kandidaatit tiettyyn tehtävään. Lisäksi myös ulkomaalaiset yritykset eivät kaikki noudata japanilaista rekrytointitapaa, vaan omiaan. Esimerkiksi Microsoftilla on Japanissa perinteinen japanilainen rekrytointimalli, kun taas esimerkiksi Googlella on heidä oma mallinsa käytössä. Tietysti myös ihan pienet yritykset eivät tarvitse niin massiivista rekrytointiprosessia kuin suuret Toyotan kaltaiset jätit.

Haluan vielä huomauttaa, että nämä urapolut ovat ne yleisimmät tavat, joilla japanilaiset vastavalmistuneet saavat työpaikkansa. Halusin nostaa tämän rekrytointiprosessin esille, koska se on mielestäni hyvin uniikki ja ehkä siitä voisi ottaa oppia ainakin osittain täällä Suomessakin, sillä moni vastavalmistunut kamppailee sen ensimmäisen työpaikan saamisen kanssa. Moni työpaikka jää saamatta siksi, koska ei ole työkokemusta aiheuttaen noidankehän. Voisiko siis suomalaiset yritykset myös rekrytoida suuremalla volyymilla ja antaa vastavalmistuneille tätä tärkeää kokemusta? Mielestäni kyllä. Eli suomalaisten yritysten pitäisi kehittää heidän omia trainee-ohjelmiaan entistä pidemmälle ja kasvattaa niiden määriä.